政府部門、公營機構及受規管採購團隊
政府及公營機構冷氣工程採購支援
政府部門及公營機構的冷氣工程，往往要在報價前交代設備、工作範圍、場地限制、所需文件及完工驗收要求。Evolt 智涼工程可按 RFQ、設備表及現場資料釐清可評估的工程範圍，再安排睇位或提交報價資料。
- 按採購文件確認範圍
- 把場地限制納入報價
- 先列清提交及驗收文件
常見採購情況
先確認要解決甚麼，再決定報價深度
保養合約、故障維修、設備更換和控制配套，所需的設備資料、現場勘察和提交文件各有不同。明確交代採購目的，有助供應商按同一基準回應。
定期保養
按場地、設備數量、機種、服務時段及紀錄要求，界定服務範圍和跟進方式。
故障或修復
提供故障現象、受影響範圍和現有紀錄，先確認診斷、零件和修復是否分開報價。
更換或升級
整理現有設備、容量、控制、供電、去水和施工限制，讓方案比較有一致基礎。
清洗及專項工作
按機種、可清洗部件、隔離、場地保護和污水處理確認工作，不把清洗等同維修或檢測。
準備查詢及報價
六類 RFQ 資料，讓提交內容按同一範圍整理
先提供採購文件、場地及設備資料，Evolt 智涼工程可核對提交要求、需要補充的證明，以及是否要安排現場勘察。
- 01 採購資料採購或 RFQ 編號、提交方式及截止日期。
- 02 場地清單場地用途、運作時段及聯絡安排。
- 03 設備文件設備表、型號、數量、位置、圖則及現有紀錄。
- 04 工作範圍服務水平、需另行評估項目及可選項目。
- 05 施工要求出入、保安、工作許可、停機及分區施工要求。
- 06 提交與驗收報價格式、必須提交的證明、測試及驗收文件。
報價比較
價錢之外，四個欄位要可以逐項核對
包括項目
列明設備、工序、數量、次數、人手、物料和文件輸出，避免只用一個總括名稱。
假設與前提
交代可施工時段、設備資料完整度、停機條件、現場配套及其他工種介面。
排除與可選項
把零件、搭棚、高空設備、法定工作或未能確認的項目分開，方便採購團隊審閱。
變更確認
預先寫清發現額外問題時的記錄、報價、批核和工期處理，不在現場口頭加項。
有人使用的場地
可施工時段先確認
再列明保護、停機及運作要求
辦公室、中心、校舍、院舍或公共設施仍在運作時，工程計劃要配合使用者、保安、場地管理和其他工種，並留出測試、清場及交還時間。
- 出入安排與工作許可：確認人員、物料、升降機、工作區及所需許可。
- 隔離與臨時安排：交代電力、冷氣或區域停用，以及必要的臨時安排和通知。
- 場地保護：按工作位置安排圍封、防塵、防水和污物處理。
- 測試與重新啟動並確認設備運作：預留設備重新啟動、運作檢查、問題紀錄及交還場地時間。
把工作區安排納入工程範圍
工作區保護、進出、停機、清場及重新啟動及確認運作安排，應在報價和施工計劃內逐項寫清。相片只顯示一般施工安排，不代表政府或公營機構項目。
按實際需要安排
採購資料應列明整體範圍；
技術要求則按相關服務逐項確認
如果需求已明確，可直接了解相關服務範圍；如涉及多個場地或多種工作，可透過聯絡頁提交整體資料。
提交、資格與完工驗收
每份採購文件均有指定資格門檻及提交要求
供應商資格、人員要求、註冊、保險、報價格式及必須提交的證明，要以該次採購文件為準。先發送強制要求，Evolt 智涼工程才可確認可提交的文件和可承接範圍。
設備資料要連同現況記錄
設備相片及現況記錄可支援工作範圍釐清；相片只顯示一般設備檢查，不代表任何政府或公營機構項目。
設備表未完整時
用位置、相片和紀錄補足基本盤點
如現有設備表未齊，可先提供場地平面圖、設備位置、機身標籤、控制器、故障或保養紀錄，以及安全位置拍攝的相片。需要現場核實的資料，會在安排睇位時再確認。
- 不要估算：未知的型號、數量和狀況應標示為待核實。
- 不要自行拆機：只在安全可接近位置記錄外觀和型號資料。
- 保留版本：設備表、問答、修訂和報價使用同一版本編號。
常見問題
政府及公營機構冷氣工程查詢
只有 RFQ 文件，是否已經可以報價？
RFQ 文件須列明設備、數量、位置、工作範圍及場地限制，才可據此準備報價。如仍有資料需要核對，可先提出書面查詢、補交紀錄或安排現場勘察。
可否按指定報價或投標格式提交？
可以先提供格式、截止時間、填寫規則和必須提交的文件，我們會按實際可提供資料確認提交安排。
準備設備資料時可以先提供甚麼？
可先提供場地清單、平面圖、設備位置、機身標籤相片、控制器資料及現有維修或保養紀錄，再確認需要核實的項目。
可否安排非辦公時間施工？
可以提出要求，但實際安排取決於工作範圍、出入及場地規則、保安、停機、隔離、測試和交還場地時間；未確認前不會承諾固定時段或完成時間。
驗收文件會包括哪些項目？
按採購文件和已確認範圍而定，例如工作紀錄、測試結果、相片、設備更新、仍需跟進事項或操作保養資料；未列明的文件不會自動包括。
查詢時一併提供 RFQ、設備資料及提交期限
提供機構及場地、採購編號、工程範圍、現有文件和提交日期，我們可先確認資料是否足夠，以及下一步應補充文件還是安排睇位。